El principio de minimización de datos establece que solo deben recopilarse los datos estrictamente necesarios para el fin que se persigue. En el caso de Hardfes, ese fin es identificar inequívocamente a cada firmante y vincular esa identidad al documento firmado. Ni más, ni menos.
Estos son los cuatro datos que Hardfes solicita a cada firmante:
Nombre completo según cédula de identidad
El nombre tal como aparece en la cédula de identidad chilena, verificado automáticamente mediante reconocimiento OCR durante el proceso de validación del documento. Esto asegura que el nombre registrado en la firma corresponde exactamente a la identidad oficial de la persona.
Verificado contra cédula físicaRUT
El Rol Único Tributario, también extraído y validado desde la cédula de identidad. El RUT es el identificador único de cada persona natural en Chile y permite vincular la firma con un individuo específico de forma irrefutable dentro del sistema de identidad nacional.
Verificado contra cédula físicaCorreo electrónico no institucional
Se solicita una dirección de correo electrónico personal, no institucional, por una razón práctica y de resiliencia: un correo corporativo puede desaparecer si la persona cambia de trabajo o si la empresa cierra. El correo personal garantiza que el firmante pueda ser contactado y pueda acceder a sus documentos independientemente de su situación laboral.
Canal de comunicación permanenteIdentificación del firmante en el proceso
Un identificador único generado por Hardfes que vincula al firmante con el documento específico que está firmando. Permite rastrear qué persona completó el proceso de verificación para qué documento y en qué momento, formando la cadena de custodia digital del acto de firma.
Generado por el sistemaPor qué no se solicita nada más
Podría parecer útil recopilar el número de teléfono, la dirección, la fecha de nacimiento o el estado civil del firmante. Sin embargo, ninguno de esos datos es necesario para el fin específico de Hardfes: acreditar que una persona determinada, debidamente identificada, firmó un documento en un momento preciso.
Solicitar datos adicionales sin una finalidad clara no solo es innecesario — bajo la Ley 21.719 de Protección de Datos Personales es una práctica que debe evitarse. El principio de minimización es uno de los pilares de esa normativa.
¿Qué pasa con los datos una vez firmado el documento? El nombre, RUT e identificador del firmante quedan asociados al registro del proceso de firma como evidencia de la identidad de quien firmó. El correo electrónico se usa para comunicaciones relacionadas con el proceso. Ninguno de estos datos se comparte con terceros ni se usa para fines distintos a los del proceso de firma.
En relación con la Ley 21.719
La nueva Ley de Protección de Datos Personales de Chile establece que los datos recopilados deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados. Los cuatro datos que solicita Hardfes cumplen exactamente con ese criterio: cada uno tiene una finalidad específica y ninguno es prescindible para el proceso de firma.