Firmar un documento es solo el primer paso. La pregunta que pocos se hacen en ese momento es: ¿qué pasa con ese documento después? ¿Quién lo guarda? ¿Por cuánto tiempo? ¿Qué ocurre si hay una disputa años más tarde?
Hardfes genera tres archivos distintos por cada proceso de firma completado. Cada uno tiene un propósito específico, un contenido diferente y una implicancia legal propia. Entenderlos es fundamental para saber cómo custodiarlos correctamente.
Los tres archivos que genera Hardfes
Es el archivo que quien inicia el proceso subió a Hardfes antes de que nadie firmara. Se conserva en su estado original e intacto como referencia de qué fue exactamente lo que se sometió a firma.
Para qué sirve: permite verificar que el documento firmado no difiere en ningún aspecto del documento que las partes acordaron firmar. Si alguien alega que el texto fue modificado antes de la firma, el original es la prueba que lo refuta.
Evidencia de integridadReferencia inmutable
Es el documento original con las firmas electrónicas de todos los participantes y la marca de tiempo oficial RFC 3161 embebidas criptográficamente. Este es el instrumento con valor legal directo.
Para qué sirve: acredita que las partes identificadas firmaron ese documento específico en la fecha y hora certificadas. Es el equivalente digital de un contrato con firmas manuscritas, con la ventaja de que su integridad puede verificarse matemáticamente en cualquier momento.
Importante: la marca de tiempo embebida permite verificar la autenticidad del documento incluso décadas después, siempre que el archivo no haya sido alterado.
Valor legal directoVerificable en el tiempoRFC 3161
Es el registro detallado de todo lo que ocurrió durante el proceso: cuándo se inició, qué firmante completó su verificación y en qué momento, el resultado de cada prueba de identidad, cuándo se emitió la firma y cuándo se selló con la marca de tiempo.
Para qué sirve: en caso de disputa, el log permite reconstruir el proceso completo paso a paso. Si alguien alega que no firmó o que fue coaccionado a una hora determinada, el log muestra la secuencia exacta de eventos con sus timestamps. Es la cadena de custodia digital del acto de firma.
Qué contiene y qué no: el log registra eventos y resultados, no imágenes ni datos biométricos. Cada entrada indica qué ocurrió, cuándo y con qué resultado, sin almacenar el material que generó ese resultado.
Cadena de custodiaReconstrucción del procesoSin datos biométricos
¿Cuánto tiempo deben conservarse?
Chile no tiene una ley única de conservación de documentos electrónicos que aplique a todos los casos. El plazo depende del tipo de acto o contrato que el documento instrumente. Estos son los plazos más relevantes:
| Tipo de documento | Plazo mínimo recomendado | Base |
|---|---|---|
| Contratos civiles y comerciales generales | 5 años | Prescripción ordinaria Código Civil |
| Documentos tributarios y contables | 6 años | Código Tributario art. 200 |
| Contratos laborales y finiquitos | 5 años | Prescripción laboral Código del Trabajo |
| Contratos de arriendo | 5 años | Prescripción ordinaria |
| Documentos con responsabilidad extracontractual | 4 años | Art. 2332 Código Civil |
| Actos sujetos a acción de nulidad | 10 años | Prescripción larga Código Civil |
Recomendación práctica: ante la duda, conserva los tres archivos por al menos 10 años desde la fecha de firma. Es el plazo de prescripción más largo del derecho civil chileno y cubre la mayoría de los escenarios posibles. El costo de almacenamiento de un PDF es insignificante comparado con no tener el documento cuando se necesita.
¿Quién custodia los archivos?
Hardfes se hace responsable de la custodia de los tres archivos — documento original, documento firmado y log del proceso — por un período de 10 años contados desde la fecha de firma. Este servicio está incluido en el costo del proceso: los $1.000 por documento cubren tanto la firma como el resguardo durante una década.
Durante esos 10 años, cualquiera de los firmantes puede acceder a sus documentos en cualquier momento a través del portal de Hardfes, sin necesidad de haberlos guardado localmente.
Al aproximarse el vencimiento de los 10 años, Hardfes notificará a las partes con tiempo suficiente para que decidan si desean reactivar la custodia por un período adicional de 10 años. Si no se reactiva, los archivos serán eliminados de forma definitiva.
Qué implica que Hardfes custodie por 10 años
La custodia profesional de documentos firmados tiene consecuencias prácticas y legales concretas:
- Disponibilidad garantizada en caso de disputa: si años después de firmado un contrato surge una controversia, los tres archivos están disponibles de inmediato sin depender de que alguna de las partes los haya conservado correctamente.
- Integridad certificada: Hardfes mantiene los archivos en su estado original, con sus firmas y marcas de tiempo intactas. No es posible que ninguna de las partes los modifique retroactivamente.
- Acceso igualitario para todos los firmantes: tanto quien inició el proceso como cada uno de los firmantes puede acceder a los documentos durante los 10 años, independientemente de su relación con las demás partes.
- Cadena de custodia ininterrumpida: el hecho de que un tercero neutral haya custodiado los archivos desde el momento de la firma fortalece su valor probatorio ante un tribunal.
El costo de no tener custodia profesional
Para dimensionar el valor de la custodia incluida, considera lo que implica gestionar por cuenta propia el resguardo de documentos firmados a lo largo de 10 años:
| Escenario | Costo estimado / año | Costo en 10 años |
|---|---|---|
| Almacenamiento en nube con respaldo (Google Workspace, OneDrive Business) | ~$3.000 – $8.000 CLP/mes | ~$360.000 – $960.000 CLP |
| Servidor propio con respaldo redundante y mantención | ~$50.000 – $150.000 CLP/mes | ~$6.000.000 – $18.000.000 CLP |
| Custodia documental profesional (empresas especializadas) | ~$5.000 – $20.000 CLP/caja/mes | ~$600.000 – $2.400.000 CLP |
| Notaría (protocolización para mayor certeza) | $30.000 – $80.000 CLP por acto | Pago único por documento |
| Hardfes — firma + custodia 10 años | $100 CLP/mes por documento | $1.000 CLP total |
$1.000 por documento cubre 10 años de custodia — equivale a $100 pesos al mes por documento. El valor no está solo en el acto de firma, sino en tener ese documento disponible, íntegro y verificable durante toda la vida útil del acuerdo que instrumenta.
En resumen
El documento original prueba qué se firmó, el documento firmado prueba que se firmó y quién lo hizo, y el log prueba cómo ocurrió el proceso. Los tres juntos forman un conjunto probatorio completo — y Hardfes los custodia por 10 años como parte del servicio, sin costo adicional.
Si tienes dudas sobre los plazos de conservación aplicables a tu caso específico, consulta con un abogado. Los plazos indicados en este artículo son orientativos y pueden variar según la naturaleza específica del acto o contrato.